Håndtering af PDF-filer - en Servicesider fra Dansk Erhvervsbeklædning.

www.danskerhvervsbeklaedning.dk

Kik også ind i vor www.web-butik.info - klik her.

Håndtering af PDF-filer og brug af programmet.

PDF-filer. Programmet til brugen er gratis og kan downloades - her.

PDF i praksis. Nedenstående er en gennemgang i de rutiner der skal gennemarbejdes for at fremstille og checke PDF-filer, dels de rutiner der skal benyttes ved check og konvertering af PDF-filerne. Herud-over findes der et referenceafsnit, som i detaljer beskriver hvad standarden omfatter. Dette afsnit er tænkt som en hjælp til de produktions- og IT-medarbejdere, der ønsker yderligere dokumentation af standarden, eventuelt med henblik på yderligere integration til eksisterende produktionssystemer og workflows.
Vejledning. Denne vejledning beskriver hvorledes man fremstiller og aftester PDF-filer. Vejledningen tager udgangspunkt i at materialet er fremstillet i QuarkXpress. Den indeholder således en beskrivelse af, hvordan man genererer korrekte PDF-filer i henhold til standarden og også hvordan disse filer testes ved hjælp af programmet PitStop. For at kunne benytte denne vejledning, er det vigtigt, at man har et vist kendskab til brugen af Acrobat. Derudover vil en vis forståelse for PDF filformatet være en fordel.
Vejledningen er ikke en komplet manual til de enkelte programmer. Vi henviser derfor til dokumentati-onen for Adobe Acrobat, PitStop og QuarkXpress for yderligere information.
PDF kan også laves i InDesign, PageMaker, Illustrator, PhotoShop eller FreeHand. Disse pro-grammer er også testet, og konklusionen er, at man sagtens kan anvende disse programmer, blot man ikke vælger at save som PDF-fil. Det er ekstremt vigtigt at man genererer en postscript-fil, som grundlag for PDF-filen. Når først man har generet en postscript fil, har oprindelsen ikke længere betydning.
Hvad skal der være installeret? For at kunne fremstille og checke PDF-filer skal du have følgende programmer:
Adobe Acrobat. Den fulde pakke inklusiv Acrobat Distiller. Acrobat Reader er ikke nok.
PitStop 4.05. PitStop er et såkaldt Plug-in program til Acrobat 4.05.
PostScript driver. Til Mac: Minimum version 8.6 (kan hentes gratis på Adobes hjemmeside). Til PC: Windows 98/2000/NT standard PostScript drivere virker som regel OK. Det er vigtigt at de nævnte pro-gramversioner er overholdt. Deres forhandler kan være behjælpelig med eventuelle opdateringer af ældre programversioner.
Hjælpefiler. Med standarden leveres 4 hjælpefiler som skal sikre, at der produceres ensartede PDF-filer:

Filnavn	Funktion	Placering
DAT_styr_1.5.joboption	Indeholder indstillinger til Acrobat Distiller	Settings under Distiller mappen
DAT_styr_1.5.ppp	Indeholder det regelsæt der testes i efter PitStop	Importeres til PitStop ved hjælp af Import funktionen i PitStop Preflight Control Panel.
Prologue.ps	Støttefil til Distiller som sikrer, at dokumentstørrelsen fra QuarkXpress dokumenter overholdes.	Distiller mappen/Data
Epilogue.ps	Støttefil til Prologue.ps	Distiller mappen/Data

Opsætning af programmer. Det vil ofte være meget individuelt, hvorledes de enkelte programmer er opsat. Denne standard specificerer således ikke krav til opsætning af de enkelte programmer, blot at de ovenfor nævnte hjælpefiler er installeret og benyttes. Det vil således være helt op til jer selv, hvordan I ønsker at benytte programmerne. Har I eksempelvis opbygget et workflow, hvor Distiller fungerer ved at overvåge mapper (hot folder) kan hjælpefilerne udmærket integreres heri. Som nævnt ovenfor er PitStop et såkaldt plug-in program til Acrobat. Det betyder, at PitStop ikke kan aktiveres som et almindeligt program. Det kan således udelukkende benyttes inde fra Acrobat. PitStop kan ligesom Acrobat benyt-tes til en lang række formål, som vi ikke kommer ind på her. Det er udelukkende PitStop’s evne til at kontrollere PDF-filer (Preflight), som vi benytter. Både Acrobat, Distiller og PitStop kan naturligvis stadig benyttes til andre typer PDF-filer og formål end netop PDF baserede annoncer.
Test af PDF-filerne. For at sikre at PDF-filer lever op til standarden inden de transmitteres til aviserne,
er det nødvendigt at foretage et check (Preflight) af PDF-filen. Checkproceduren kontrollerer om PDF-filen er korrekt med hensyn til en lang række forhold. I checkproceduren vil man således kunne afsløre om der eksempelvis forekommer RGB billeder, er benyttet forkerte fonttyper, om der forekommer skæ-remærker, er referencer til eksterne billeder og meget mere. Checkproceduren munder ud i et rapportdo-kument (i PDF format), som indeholder en oversigt og beskrivelse over eventuelle fejl. PitStop, som fore-tager checket, vurderer tillige fejlenes alvor. Visse fejltyper udløser blot advarsler som indikerer, at her er en potentiel fejlkilde, mens andre fejl vil være alvorlige og medføre at PDF-filen skal genereres på ny in-den den kan afsendes. I dette tilfælde vil det være nødvendigt at gå tilbage i originaldokumentet og rette fejlen for derefter at oprette en PostScript fil og en PDF-fil på ny. Den nye PDF-fil skal naturligvis chec-kes igen.
Forskelle mellem Mac og PC. I store træk fungerer Acrobat Distiller og PitStop helt ens på Mac og PC. Der vil dog være en vis forskel i den måde man udskriver til en PDF-fil på fra QuarkXpress, idet man her benytter en printer-driver som er individuel fra platform til platform. I det følgende er skærmbilleder vist fra Mac platformen, med mindre der er væsentlige forskelle mellem Mac versionen og PC versionen.
Vejledning for bureauer. Følgende vejledning henvender sig specifikt til de bureauer, hvor PDF-filer-ne skal fremstilles. Fremstilling af PDF-filer fra QuarkXPress. Der tages udgangspunkt i at det er Quark-Xpress som benyttes som det endelige designprogram til annoncer. Det er således fra QuarkXPress at man iværksætter fremstillingen af PDF-filer. Før man kan lave PDF-filen er det dog vigtigt at man har tænkt en del ting igennem i QuarkXPress, idet PDF-filen ikke vil blive korrekt hvis QuarkXPress filen hel-ler ikke er korrekt. Nedenstående checkliste kan således måske hjælpe til at undgå de værste faldgru-ber:
Sørg for at dokumentformatet i QuarkXPress er sat til det korrekte fysiske format af annoncen.
Sørg for at farver er korrekt defineret.
Det vil sige at der ikke må forekomme staffage-farver (eksempelvis Pantone-farver) eller RGB-farver.
Det skal med andre ord være CMYK-farver.
Check eventuelle værdier for overprint.

Når dokumentet er korrekt dannes PDF-filen på følgende måde:

1.1

I vælger sikrer de Dem at De har valgt den korrekte PostScript driver, eksempelvis Adobe PS 8.6

1.2

På en Mac gøres følgende:
Åben udskriftdialogen og klik i knappen Printer...

I "pop up" menuen "Sendes til" vælges Arkiv
Vælg en passende sti og et passende navn for arkivering af PostScript filen.
I "pop up" menuen, hvor der står "Generelt" vælges Arkiver som arkiv.
Indstil valgmulighederne som vist nedenfor:
Husk at vælge at alle skrifter vedlægges.

Klik i "Arkiver" for at vende tilbage til QuarkXpress udskriftsdialog

På en PC gøres følgende:
Åben printdialogen og vælg To file under Printer
I QuarkXpress egen udskriftdialog følges indstillingerne fra nedenstående skærmbillede.

Her er det vigtigt at dokumentets bredde indtastes nøjagtigt.

I "Vis" dialogen kan De sikre Dem visuelt at annoncens format passer
Klik i "Udskriv" for at danne PostScript filen.
Herefter fortsættes i Acrobat Distiller.
Konvertering af PostScript fil.
Konvertering af PostScript fil til PDF-fil i Acrobat Distiller
Åben Acrobat Distiller.

Såfremt Distiller ikke har den rigtige joboption aktiveret, kan den vælges ved at klikke i "pop up" -menu-en job options og vælge DATstyr måder: Vælg Open.... menupunktet fra File menuen eller Træk Post-Script filen over i Distiller vinduet. Herefter begynder Distiller at konvertere PostScript filen til PDF. Den resulterende PDF-fil vil typisk få samme navn som PostScript filen, men med .pdf som extension. PDF-filen placeres, med mindre andet angives, i samme mappe som PostScript filen. Det er vigtigt at PDF-filen netop har .pdf som extension, idet PCere benytter denne extension til at identificere filtypen. Heref-ter er PDF-filen dannet og klar til check.
Sikkerhedsopsætning. PDF-filen med annoncer må ikke være låst, idet låste filer, hverken kan place-res eller printes. I Acrobat er det muligt at sætte en "Security"-lås på PDF-filerne når disse gemmes.
I Distiller kan lignende sikkerhedsindstillinger sættes op. Da disse faciliteter bevirker at filerne hverken kan printes eller placeres i QuarkXpress, må sikkerhedsindstillingerne ikke anvendes - hverken i Pitstop eller Distiller. Der må med andre ord ikke sættes X i nogen af felterne i nedenstående skærmbillede. På denne måde vil alle PDF-filer, uanset hvilken joboption der er valgt, få den specificerede sikkerhedsindstilling.

Check af PDF-filer med PitStop.
4.1 PDF-filen åbnes i Acrobat 4.05.
4.2 Aktiver funktionen Show PitStop Preflight Control Panel fra Window menuen i Acrobat
4.3 Klik på profilen DAT_styr_1.5.joboption for at sikre,
at det netop er den profil der benyttes til at checke PDF-filen.

4.4 Klik i knappen Create Report, hvorefter PitStop checker dokumentet mod de egenskaber der er de-fineret i profilen.
4.5 Når PitStop er færdig åbnes en rapportering på skærmen som en PDF-fil.
Denne rapport viser eventuelle fejl.
Ved at klikke i markeringen ud for selve fejlen, kan man springe direkte til de fejlbehæftede elementer i PDF-filen.
Fejltyper:
Error: En alvorlig fejl som skal rettes
Caution: En advarsel som kan rettes, men som formentlig ikke vil give anledning til produktionsproble-mer med annoncen. Husk at fejl ikke må rettes i Acrobat. De skal rettes i originalprogrammet. Hvis PDF-filen ikke indeholder alvorlige fejl, er filen klar.
Beskrivelse og hjælp til håndtering af PDF også kaldet PDF standarden.
Filformat.
Version.
PDF-filerne skal være i version 1.2 - 3.0
Sikkerhedsindstillinger.
Da faciliteterne til at låse PDF-filerne bevirker at filerne hverken kan printes eller placeres i QuarkXPress,
skal sikkerhedsindstillingerne ikke anvendes hverken i Pitstop eller Distiller.
Preflight funktionen vil give fejl, hvis denne sikkerhed ikke er sat korrekt.
Navngivning.
PDF-filerne skal altid navngives med .pdf i slutningen.
Dette skal sikre, at Windows-baserede systemer altid åbner PDF-filerne i det korrekte program. På Macintosh maskiner er .pdf i slutningen af filnavnet ikke nødvendigt, men da man ikke altid har sikker-hed for hvilket styresystem filen vil blive åbnet i, er det en fordel altid at anvende .pdf.
Størrelser og styringstegn.
Farver.
Omfatter farver, uanset om de indgår i "bitmappede" eller vektoriserede sammenhænge.
CMYK farver.
CMYK farver understøttes.
RGB farver må derimod ikke forekomme, idet konverteringen mellem RGB og CMYK alene påhviler de-signeren.
RGB farver vil blive afvist i Preflight kontrollen.
Staffagefarver.
Understøttes ikke.
Alle farver skal være defineret som CMYK.
Gråtoner.
Gråtoner understøttes.
Farveforløb.
Farveforløb baseret på CMYK understøttes.
Diffusiering og udsparing.
Overprint.
Overprint oplysninger fra designprogrammet understøttes.
Der vil som regel være automatisk overprint på sort tekst, men i preflight-funktionen checkes tillige for dette.
Diffusiering.
Denne standard tager ikke højde for diffusiering, idet diffusiering oftest foretages i et specialprogram.
Der skal dog tages højde for korrekte indstillinger i over-print.
Fonte.
Fonttyper.
Følgende fonttyper er tilladt:
PostScript skrifter (Type 1)
Multiple Master skrifter.
Bemærk at brugen af TrueType skrifter ikke er understøttet.
Skriftinkludering.
Alle skrifter inkluderes i PDF-filen og for at imødegå problemstillingen omkring udskiftning af skrifter i rippen, omdøbes inkluderede skrifter til et tilfældigt valgt navn. Denne omdøbning foretages automatisk af Acrobat Distiller. Visse skriftsnit kan dog af tekniske årsager ikke indlejres. Dette skyldes en ophavs-ret som skriftdesigneren kan kræve overholdt. Det betyder i praksis, at skrifter der er underlagt disse ret-tigheder, ikke inkluderes i PDF-filen og PDF-filen vil i disse tilfælde være fejlbehæftet. Fejlen afsløres i preflight funktionen, men der er ingen umiddelbare løsningsmuligheder, andre end at vælge en anden skrift, eller at få en version af skriften der ikke er underlagt denne ophavsret.
Eksterne referencer.
OPI.
OPI kommentarer er ikke tilladt i PDF-filerne.
Billederne skal være inkluderet i PDF-filen.
Fonte.
Referencer til eksterne fonte understøttes ikke.
Indlejrede formater.
CopyDot.
CopyDot filer kan indlejres i PDF-filerne.
Opløsning skal i alle tilfælde aftales mellem designeren og modtageren.
Denne standard har ingen indflydelse på disse filer, idet de ikke påvirkes af indstillingerne i Distiller.
Eventuelle duplex-effekter udarbejdes i CMYK.
Billeder.
Duplex billeder.
Billeder med Duplex funktion (Duotone billeder) understøttes ikke da der ikke understøttes staffagefar-ver. De kan vælge at lave duplexbilledet som en CMYK-fil, som da vil blive understøttet.
Billedopløsning.
Farve og gråtone.
Billeder sættes automatisk til en opløsning på 200 dpi.
Dette er en absolut værdi – idet der ikke tages højde for ændringer i faktisk opløsning som følge af ska-leringer af billedet i designprogrammet.
Lavere opløsninger end 200 dpi vil udløse en advarsel i preflight programmet, men vil – teknisk set – blive accepteret.
Streg.
Opløsning af stregtegninger ændres ikke af Distiller, idet CopyDot scanninger skal kunne passere di-rekte igennem.
Billedkomprimering.
Farve og gråtone.
Billeder komprimeres automatisk med den komprimeringsalgoritme, der giver det bedste forhold mellem kvalitet og filstørrelse. I Distiller er komprimeringsfaktoren sat til: High.
Streg.
Stregtegninger komprimeres i henhold til Gruppe 4 standarden.
Farvestyring.
ICC profiler.
Brug af ICC profiler er ikke relevante for standarden, idet farveseparation skal foretages i den del af ar-bejdsprocessen, som ligger før konvertering til PDF.
Navnekonvention.
Filnavne.
Filernes filnavne skal bestå af bureauets eller Deres jobnummer og -side, hvis der er flere sider. Siderne skal arkiveres enkeltvis) og Titel, og slutte med “.pdf”. Der må ikke anvendes æøå, samt \ / og mellem-rum. Ved mellemrum skrives_

Kilde: http://www.dansk-avistryk.dk

- en serviceside fra Dansk Erhvervsbeklædning.
Kontakt os på telefon +45 64713608* eller via e-mail
info@danskerhvervsbeklaedning.dk